Die große Aktenvernichter Kaufberatung

Datenschutz hat nicht nur etwas mit Passwörtern und Webseiten-Verschlüsselung zu tun, sondern vor allem auch mit dem Umgang von ausgedruckten Dokumenten. Wer wichtige Dokumente mit personenbezogenen Kundendaten in den Papierkorb wirft, ohne sie zu schreddern, verstößt gegen gültige Datenschutzbestimmungen. Gerade mit dem Inkrafttreten der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), kann das mit hohen Bußgeldern sanktioniert werden.

Zu jedem Büro – egal ob klein oder groß – egal ob Homeoffice oder Großraumbüro… überall wo gedruckt wird, sollte auch ein Aktenvernichter in Reichweite sein. Doch welcher Aktenvernichter eignet sich für welche Anwendung? Wer hier am falschen Ende spart, muss oft zweimal einkaufen.

Was steckt hinter der DIN66399?

Die DIN66399 löste 2012 die bisherige DIN32757 ab. In dieser Norm geht man von drei verschiedenen Schutzklassen aus. Die niedrigste Schutzklasse deckt normale, interne Daten ab (z.B. Adressen, Preislisten). Die mittlere Schutzklasse ist für vertrauliche Daten (z.B. Bilanzen, Interne Berichte, BWAs) und die höchste Schutzklasse für besonders vertrauliche Daten gedacht (hier geht es sogar manchmal um Leben oder Tod).

7 Sicherheitsstufen von P1 bis P7

Neben den 3 Schutzklassen gibt es dann 7 Sicherheitsstufen. Die ersten beiden Sicherheitsstufen (Allgemeine Daten, Interne Daten) sind auf jeden Fall nicht für personenbezogene Daten anwendbar. Ab Stufe 3 (Sensible Daten) sind personenbezogene Daten gemeint. Stufe 4 sind besonders sensibel, Stufe 5 geheim zu haltende Daten, Stufe 6 geheime Hochsicherheits-Daten und die höchste Stufe 7 Top-Secret Hochsicherheits-Daten.

Bei Vernichtung von Papier, kommt vor die Sicherheitsstufe ein „P-„. Ein Aktenvernichter mit Sicherheitsstufe P-1 oder P-2 ist also für personenbezogene Daten nicht geeignet. Dabei handelt es sich um Schredder mit Streifenschnitt. Die Möglichkeit eine einzelne in Streifen geschnittene A4-Seite wieder zusammen zu setzen, ist eine Aufgabe von Minuten und daher keine geeignete Methode für die Vernichtung von Kundendaten.

Der Peach Cross Cut Hand Shredder PS300-21

Ein Einstiegsgerät für Anwender, die nur selten schreddern und dann auch nur wenige Seiten, ist ein mechanischer Aktenvernichter mit einer kleinen Handkurbel. Von Peach wird da ein Cross Cut Hand Shredder PS300-21 angeboten.

Die Vorteile:

• Das Abfallgehäuse ist transparent – man kann also sehen, wann der Eimer voll ist.
• Die Schnipsel sind nur 3,5 x 40 mm groß. Das entspricht dem P-4 Standard.
• Da kein Motor verbaut ist, ist das Vernichten eine sehr leise Angelegenheit.

Nachteile:

• Theoretisch kann der Cross Cut Hand Schredder auch CDs und Kreditkarten zerschneiden. Wer das zu schnell macht, kann dabei die etwas empfindliche Handkurbel abbrechen.
• Das Mahlwerk eignet sich nur für eine Seite auf einmal. Wer die Kurbel zu schnell und zu brutal dreht, der bricht sie ab.
• Der Mülleimer ist schnell gefüllt und es gibt keine separaten Mülleimer für die CDs.

Fazit: Für 13,99 € bekommt man den vielleicht billigsten Aktenvernichter der Welt und das Preis-Leistungs-Verhältnis stimmt. Wer vorsichtig kurbelt, hat auch lange etwas von diesem Gerät. Wer zu grob kurbelt, wird die Kurbel abbrechen.

Ein Mini-Aktenvernichter für den kleinen Schreibtisch: Der Peach PS500-05

Das Produktbild lässt vermuten, dass es sich bei dem Peach Aktenvernichter PS500-05 um einen normal großen Aktenvernichter handelt. Es lohnt sich aber ein Blick in die technischen Daten. Der Aktenvernichter ist mit 250 mm nicht einmal so hoch wie eine A4-Seite. Und da die Breite nur 140 mm beträgt, lässt sich nicht einmal ein A4-Blatt ungefaltet zerlegen. Das heißt, dass jedes Blatt erst einmal gefaltet werden muss. Das macht die Anwendung zeitaufwändig. Auf der anderen Seite braucht der Schredder kaum Platz und der Partikelschnitt (4 x 50 mm) entspricht der P-3-Sicherheitsstufe.

Vorteile:

• Spart Platz, geringes Gewicht.
• Für 24,99 € erhält man einen P-3 Partikelschnitt Schredder
• Mit 3 Meter pro Minute gehört er zu den schnelleren Aktenvernichtern.
• 65 DB sind zwar nicht sehr leise. Aber viele teurere Geräte sind deutlich lauter.

Nachteile:

• Schafft maximal 3 Seiten auf einmal. Und dann wird er laut und wird schnell sehr heiß. Also am besten Seite für Seite schreddern.
• Nach 2 Minuten Dauerbetrieb, braucht das Gerät eine Pause.
• Der Abfalleimer fasst nur 5 Liter.

Fazit: Für das Home-Office ist das Gerät sehr gut geeignet. Für den professionellen Dauerbetrieb allerdings absolut unbrauchbar.

Der Papierkorb-Aufsatz von Genie: 106S Vario

Irgendwie ist das eine charmante Lösung. Der Genie 106S Vario Aktenvernichter macht aus einem bestehenden Papierkorb einen Aktenvernichter. Und auch der Preis ist verlockend. Für nur 17,99 € erhält man den Aufsatz. Allerdings ist das Gerät nicht für personenbezogene Daten geeignet, da es nur das Papier in 6mm breite Streifen schneidet. Das entspricht der P-2 Sicherheitsstufe. Außerdem ist nach 2 Minuten Dauerbetrieb erst einmal Schluss. Dann muss sich der 106S Vario erst einmal abkühlen. Mit 74DB gehört er leider auch zu den lauteren Modellen. Die Geschwindigkeit von 2,2 Metern pro Minute ist okay und immerhin kann man 6 Seiten gleichzeitig vernichten. Das ist auf jeden Fall etwas effektiver als bei den kleinen Mini-Geräten von Peach.

Vorteile:

• Erweitert den Papierkorb durch eine Schredder-Funktion
• 6 Seiten gleichzeitig möglich und das bei einem Preis von 17,99 €

Nachteile:

• Nicht für personenbezogene Daten erlaubt, da Streifenschnitt.
• Lautes Schredder-Geräusch
• Nur 2 Minuten Dauerbetrieb

Fazit: Wer keine sensiblen Daten vernichten will und einfach nur den Platz im Papierkorb effektiver nutzen will, für den ist der Genie Vario 106S eine gute Wahl.

Der Genie 116X Aktenvernichter – ein guter Kompromiss?

In den meisten Fällen ist ein P-3 Aktenvernichter durchaus ausreichend. Kundenadressen oder Telefonnummern sind Daten, für die schon ein Partikelschnitt-Aktenvernichter notwendig ist. Und das bietet der 34,99 € preiswerte Genie 116 X Aktenvernichter. Aber auch hier ist nach 2 Minuten Dauerbetrieb erst einmal Schluss. Der Papierkorb fasst 11 Liter und man kann mit dem 116X 6 Seiten gleichzeitig vernichten. Das allerdings bei einem Betriebsgeräusch von 74 DB.

Vorteile:

• Gut und günstig
• P-3 Partikelschnitt
• 11 Liter Abfallbehälter

Nachteile:

• Nur 2 Minuten Dauerbetrieb
• 74DB sind sehr laut

Fazit: Wer hin und wieder ein paar Seiten schreddern will, der kann zu diesem Gerät greifen.

Ein semi-professioneller Aktenvernichter zum kleinen Preis: Genie 580 XCD

Der Genie 580 XCD Aktenvernichter ist ein Schredder-Allrounder. Er kann nicht nur 10 Blätter gleichzeitig zerkleinern, sondern auch CDs und Kreditkarten vernichten. Mit der Schnipselgröße von 50 x 18 mm wird beim Schreddern die Sicherheitsstufe P-4 erreicht. In den Papierkorb passen 21 Liter. Allerdings ist auch hier nach 2 Minuten Schluss mit Schreddern. Dann benötigt das Gerät ein paar Minuten Zeit um abzukühlen. Deshalb gehört der 580 XCD nicht zu der Profiliga, sondern ist im Semiprofessionellen Bereich angesiedelt. Für die meisten Anwender ist das aber ok. Ein idealer Platz ist beispielsweise bei einem/r Sachbearbeiter/in oder einem/r Kundendienstmitarbeiter/in. Er oder sie schreddert ein paar Seiten und kümmert sich dann wieder um andere Dinge. Ganz anders in der Buchhaltung. Sind die 10 Jahre Aufbewahrungsfrist vorüber, will man vielleicht komplette Ordnerbestände schreddern. Das funktioniert nicht im 2 Minuten-Takt. Hier muss ein Aktenvernichter deutlich länger durchhalten.

Vorteile:

• Für 49,99 bekommt man einiges geboten
• 10 Seiten gleichzeitig
• P-4 Sicherheitsstufe
• 21 Liter Abfall-Eimer
• CD- und Kreditkarten-Vernichtung

Nachteile:

• Nur 2 Minuten Non-Stop möglich.
• 70 DB ist etwas zu laut.

Fazit: Perfekter Aktenvernichter für den Einzelarbeitsplatz.

Der Bonsaii 3S16 schreddert eine Stunde ohne Unterbrechnung – wenn es sein muss

Die Marke Bonsaii ist bekannt für besonders gut verarbeitete Aktenvernichter. Der Bonsaii 3S16 Aktenvernichter ist für Bonsaii ein Mittelklasse-Aktenvernichter. Verglichen mit den von uns vorher vorgestellten Geräten, spielt der 3S16 allerdings in der Profiliga. Alleine schon die Tatsache, dass er nicht nur 2 Minuten lang durchhält, sondern bis zu 60 Minuten im Non-Stop-Modus schreddern kann, macht den 3S16 zu einem perfekten Partner für die Buchhaltung. Der Abfallbehälter hätte mit 16 Litern vielleicht noch etwas größer ausfallen können. Dafür gibt es für die geschredderten CDs und Kreditkarten ein Extrafach. Das ist beim Mülltrennen sinnvoll. Die 60 Minuten Dauerschreddern werden wahrscheinlich wegen des Leervorgangs nicht erreicht. Die 58 DB Betriebsgeräusch sind aber angenehm. Vermutlich ist das Gerät einfach durch seine Bauart besser schallisoliert. Auf das Schneidwerk gibt Bonsaii 7 Jahre Garantie. Besonders lange hält so ein Shredder übrigens, wenn man ihn regelmäßig pflegt. Dazu weiter unten im Text ein kleiner Tipp.

Vorteile:

• 60 Minuten Dauerbetrieb
• 7 Jahre Garantie auf das Schneidewerk
• 58 DB Betriebsgeräusch sind relativ angenehm.
• Hochwertige Verarbeitung
• CD-/Kreditkarten-Vernichtung – mit separatem Mülleimer

Nachteile:

• Die 194,99 € sind nicht billig

Fazit: Die 60 Minuten Non-Stop-Schredder Funktion ist vermutlich für viele der Hauptgrund für die Anschaffung dieses Aktenvernichters.

Gute Pflege durch Ölblätter

Mit der Zeit setzt sich Papierstaub im Mahlwerk des Aktenvernichters fest. Dieser Staub verschmutzt die Zahnräder und erschwert den Schreddervorgang. Das ist ähnlich wie bei einer Fahrradkette. Nur gut geölt, läuft das wie geschmiert. Von Bonsaii bietet TONERDUMPING ein 10-teiliges Ölblatt-Care-Kit an. Dabei handelt es sich um einen Umschlag, der mit Öl gefüllt ist. Beim Schreddern schmiert das enthaltene Öl das Mahlwerk. Das ist perfekt dosiert und nichts tropft in den Behälter.